2 – COTE ADMINISTRATIF

Faut-il rappeler que l’exercice infirmier libéral ne se résume pas à la dispensation des soins et à la maîtrise technique des actes ?  Il y a aussi tous les à-côtés qui… n’en sont pas et qui ont trait au fonctionnement du cabinet. Or, il est crucial d’assurer sa bonne marche pour exercer l’esprit serein auprès des patients.

Tour d’horizon non exhaustif des bonnes résolutions à prendre…

L’ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU CABINET

Ne pas la sous-estimer ni faire l’autruche ! Il est important de prendre la juste mesure de son ampleur et donc d’y réserver le temps nécessaire. En moyenne, un IDEL consacre entre 7 et 10 heures hebdomadaires aux tâches administratives (facturation, télétransmissions, secrétariat) et à la comptabilité.
Une durée qu’il est toutefois envisageable de restreindre quelque peu. La solution la plus évidente (et la plus onéreuse) est d’embaucher une secrétaire à temps partiel. A défaut, des solutions existent pour optimiser et réduire le temps passé à ces travaux fastidieux.
Tout d’abord, et même si cela peut paraître la moindre des choses, être organisé au cabinet, opter pour un logiciel métier et bien encore faire appel à des prestataires qui assurent en lieu et place de  l’IDEL la facturation, le suivi des impayés, le traitement des rejets, les télétransmissions, etc… Moins onéreux qu’une secrétaire mais tout aussi efficace !

LE CHOIX DU MODE DE FACTURATION

Vous pouvez opter pour un logiciel métier. Il en existe plusieurs sur le marché et même s’ils répondent tous aux cahiers des charges des caisses, ils ne sont pas pour autant semblables. Avant de faire votre choix, assurez-vous que son ergonomie vous convienne et qu’il soit de simple utilisation et soyez vigilant sur ces points essentiellement :
– faire attention à la durée d’engagement avec l’éditeur,
– vérifier que le logiciel soit agréé pour la facturation Sesam Vitale et SCOR, à l’Acquisition des Droits Intégrés (ADRi) et au Dossier Médical Personnalisé (DMP),
– assurez-vous que vous restez propriétaire des données et que leur confidentialité sera préservée en cas de rupture de contrat,
– bénéficier de la formation logicielle gratuitement.
Certain logiciel vous permette de gérer votre facturation avec plus ou moins de facilité. Cependant, il faut compter entre 2 à 3 heures de facturation par semaine.

Aujourd’hui vous trouvez également dans le domaine de la facturation, des prestataires appelés facturier. Si vous faites appel à leur service, vous n’avez plus besoin de logiciel métier, ils auront le leur. Ils prendront en charge votre facturation de A à Z de l’établissement de votre facturation aux relances des impayés et traitement des rejets.
Faire attention, plusieurs modes de tarif sont pratiqués soit au pourcentage, soit à l’abonnement fixe mensuel en fonction de l’organisme pour lequel vous opterez.
Ce service tout aussi fiable qu’un logiciel se développe de plus en plus, vous permet de gagner du temps et de facturer tous vos actes.

LA RELANCE DES IMPAYES

Les impayés Assurance Maladie Obligatoire (AMO) : les rejets de télétransmission sont dus soit à une méconnaissance des droits de l’assuré, soit à une erreur de facturation. Vous devez tout simplement corriger la Feuille de Soins Electronique (FSE) et la renvoyer.

L’ADRi : pour éviter les désagréments provoqués ar les patients n’ayant plus de droits, l’IDEL peut utiliser le service ADRi. Il lui permet de consulter la base de données de l’Assurance Maladie afin de vérifier dans le détail le contenu des droits en cours de ses patients. Ce service permet notamment de récupérer les droits, notamment en mettant à jour leur carte Vitale quand bien même le patient ne l’a pas sur lui.

Les impayés Assurance Maladie Complémentaire (AMC) : si le patient a changé de mutuelle ou a arrêté de payer sa cotisation, c’est au professionnel de santé d’entreprendre les démarches pour récupérer ce qui lui est dû. Un service de facturation peut gérer ça à sa place.

EN CAS DE CONTROLE DE L’ASSURANCE MALADIE

Lorsqu’il est destinataire d’un courrier recommandé de l’Assurance Maladie réclamant un indu, l’IDEL peut soit reconnaître son erreur et payer, soit ne pas payer s’il estime ne pas avoir commis de faute.
Dans ce second cas, il doit, dans les deux mois, envoyer un argumentaire à la commission de recours amiable, quitte, pour cela, à se faire aider par une structure compétente (syndicat ou autre).
A défaut, d’envoi de ce document, le professionnel de santé reçoit, au bout de 2 mois, une mise en demeure de payer. S’il n’y donne pas suite, il peut être automatiquement prélevé, le mois suivant, de la somme en question sur le flux du tiers payant.

Par ailleurs, si la réponse de la commission de recours amiable est négative, l’IDEL a de nouveau un délai de 2 mois pour envoyer un dossier complet au Tribunal de Grande Instance (TGI). Avec, à la clef, une audience à laquelle il sera convoqué 15 jours avant la date prévue. Là, il est vivement conseillé de s’y rendre accompagné d’un spécialiste, qu’il soit juriste ou membre d’un syndicat. Si le TGI valide les moyens de défense de l’ADIL. Celui-ci n’aura rien à acquitter. Dans le cas contraire, l’IDEL peut, soit accepter de payer ce qui lui est réclamé, soit se pourvoir devant la cour d’appel, ce qui l’obligera à s’adjoindre les services d’un avocat.

Il arrive aussi qu’une caisse convie l’IDEL à un entretien informel, notamment pour éclaircir avec lui certaines divergences d’appréciation concernant les cotations (forcément erronées aux yeux de l’Assurance Maladie !) effectuées par l’intéressé. Il est conseillé aux infirmiers libéraux d’honorer ces invitations en se faisant accompagner d’un responsable syndical susceptible de les aider à défendre leur cause. Quoi qu’il arrive, la règle d’or est de ne jamais « faire le mort », ni signer quoi que ce soit. Il faut exiger de la caisse qu’elle envoie les documents justifiant ses assertions à l’encontre de l’IDEL dans le cadre d’une procédure non pas à charge mais contradictoire.